Comment bien préparer son voyage d’affaires ?

26 octobre 2018

Vous avez un déplacement professionnel de prévu et vous désirez quelques conseils pour bien le préparer ? Cet article regroupe les différents points importants pour anticiper au mieux un voyage d’affaires.

Papiers d’identité et billets de transports

Comme pour un voyage personnel, veillez à préparer vos différents papiers d’identité (passeport, carte d’identité, permis de conduire…). Vérifiez les dates de validité de chaque document pour ne pas vous retrouver avec un passeport ou une carte d’identité non valide, qui vous empêcherait donc de voyager. Prévoyez les délais nécessaires, il est préférable de compter au minimum un mois pour la création d’un passeport biométrique. Désormais, vous pouvez obtenir un passeport temporaire pour raisons professionnelles (valide pendant un an). Sachez que certaines destinations exigent un passeport valide 3 à 6 mois après la date de retour du voyage.
Renseignez-vous également sur le type de visa à obtenir en fonction de votre destination de voyage d’affaires. Même remarque que pour les papiers d’identité : prévoyez un délai d’obtention pour vos visas.

Se renseigner et anticiper

Un déplacement professionnel s’anticipe autant qu’un voyage personnel, il est important de se renseigner avant de se rendre dans un pays. Pensez donc à vous renseigner sur des éléments comme : le décalage horaire, la monnaie locale, les moyens de paiement (assurez-vous que vos moyens de paiement sont acceptés dans le pays concerné), le type de prise électrique (amenez un adaptateur si besoin)… La communication étant très importante en voyage d’affaires, pensez à adapter votre forfait mobile pour communiquer sans contraintes depuis un autre pays. Renseignez-vous également sur les différents vaccins obligatoires.
Le ministère des affaires étrangères propose des « conseils aux voyageurs » sur leur site avec de nombreux conseils en fonction des pays.
Enfin, pensez à vous renseigner sur les coutumes locales ou bien les gestes de salutation à adopter.

S’organiser

Pour éviter toute source de stress supplémentaire, organisez-vous et visualisez vos différents rendez-vous et déplacements (retenez les adresses et les horaires). Prenez vos affaires de travail (ordinateur, téléphone, cartes de visite en plusieurs langues…), n’oubliez pas les chargeurs en plus des adaptateurs électriques. Il est préférable d’établir un planning de votre voyage, afin de visualiser concrètement son déroulement. Si votre temps le permet, réservez quelques heures pour profiter du voyage et découvrir votre destination.
Au travail, veillez à mettre en place un mail automatique d’absence avec les coordonnées de vos collègues.

Externaliser

Organiser un déplacement professionnel peut s’avérer être une tâche compliquée, externaliser sa préparation peut donc être une solution pour optimiser son organisation. Passer par une agence spécialisée dans les déplacements d’affaires vous permettra également de vous concentrer pleinement sur vos missions professionnelles.

Corporate Travel est à votre disposition pour organiser et réserver vos déplacements professionnels. Nos experts sont disponibles 7j/7, contactez-nous directement par mail ou par téléphone !
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